Остаток на карте ещё не показывает, сколько денег действительно можно потратить на себя.
Зачем это нужно
Разобраться, как учитывать личные и рабочие деньги, если они лежат вместе.
Если на одной карте лежат личные деньги и рабочий аванс, банковский остаток не равен личному бюджету. Деньги физически находятся у человека, но часть суммы предназначена для работы.
В МФМ я разделил четыре величины: всё, что находится на руках; свои деньги; свои деньги, потраченные на работу и ожидаемые к компенсации; рабочие деньги, которые нужно вернуть. Банк показывает одну сумму, а для решения о расходе нужны все четыре.
Допустим, сотрудник получил аванс на инструмент. Остаток на карте вырос, но свободных личных денег больше не стало. Если инструмент пришлось частично оплатить из своих средств, появляется сумма к компенсации. Если часть аванса ушла на личную покупку, её нужно вернуть. Эти ситуации важно различать в учёте.
Поэтому рабочие средства в МФМ не увеличивают ориентир «Можно сегодня». Операцию важно записывать один раз и отдельно показывать её личную и рабочую части. Исправление должно менять последствия этого факта, не создавая ещё один расход или приход.
Для работы внутри компании к такому учёту нужно добавить запрос, согласование, основание расхода и общий обзор рабочих остатков. При этом личные покупки и накопления сотрудника должны оставаться его личным делом. Эту границу я рассматриваю в проекте рабочей сетки бюджетов.
Проверять правило удобно на четырёх случаях: получен аванс; покупка для работы оплачена своими деньгами; возвращён остаток; запись исправлена или отменена. В каждом случае нужно объяснить остаток на карте, личную часть и рабочие обязательства. Если суммы не сходятся или одно движение посчитано дважды, модель требует исправления.
Границы материала
Здесь разобран принцип учёта; порядок согласований зависит от процесса компании.
Связанные материалы
- Основано на — МФМ — Моя финансовая модель